1. Qui est responsable de vos données ?

Nicolas Bel, entrepreneur individuel exerçant sous le nom NBForm – Nicolas Bel formation, est responsable des traitements décrits dans cette politique. Adresse : 24 chemin des Combes, 34230 Le Pouget, France. SIRET : 817 727 886 00019.

Pour toute question ou demande concernant vos données : contact@nbform.fr, ou par courrier à l’adresse ci-dessus. Indiquez « Données personnelles » dans l’objet pour faciliter le traitement.

2. Quelles données sont concernées ?

Cette politique s’adresse aux visiteurs, prospects, clients, stagiaires et interlocuteurs professionnels de NBForm. Les données proviennent de vos formulaires, commandes, échanges avec NBForm et activités dans votre espace de formation. Un employeur, un financeur ou un organisme certificateur peut également communiquer les informations nécessaires à votre dossier.

• Identité et contact : nom, prénom, e-mail, téléphone et coordonnées professionnelles ou de facturation lorsque nécessaires.
• Compte et commandes : identifiant, informations de connexion, inscriptions, prestations achetées, références de transaction, factures et statut des paiements.
• Formation : besoins, positionnement, parcours attribués, progression, travaux remis, réponses aux quiz, résultats, présences, émargements, échanges pédagogiques et résumés de rendez-vous importés depuis Zoom lorsqu’ils sont disponibles.
• Demandes et qualité : messages de contact, demandes de rappel, réclamations et réponses aux questionnaires de satisfaction.
• Fonctionnement technique et interactions : adresse IP, navigateur, appareil, dates de connexion, événements de sécurité et préférences de cookies, selon les outils effectivement utilisés ; traces d’ouverture et de clic sur les e-mails gérés par FluentCRM. La journalisation des IP n’est pas désactivée globalement dans Fluent Forms.

Les champs indispensables sont signalés sur les formulaires concernés. Sans ces informations, NBForm peut ne pas pouvoir répondre, créer votre accès, exécuter la commande ou justifier la formation auprès du financeur. Les autres champs restent facultatifs.

3. Pourquoi et sur quelle base les utilisons-nous ?

• Répondre à une demande, préparer un devis ou une inscription : mesures précontractuelles demandées par la personne ; intérêt légitime de NBForm à répondre aux demandes générales.
• Gérer les comptes, commandes et formations : exécution du contrat et, lorsque le bénéficiaire est inscrit par son employeur, intérêt légitime à organiser la prestation et accompagner le bénéficiaire.
• Justifier les présences, résultats et financements : obligations légales et réglementaires applicables et exécution des engagements contractuels avec les financeurs.
• Émettre et conserver les factures : obligations comptables et fiscales.
• Traiter les réclamations, améliorer les supports et mesurer la satisfaction : intérêt légitime à assurer la qualité du service et défendre les droits de NBForm.
• Sécuriser le site et prévenir la fraude : intérêt légitime à protéger les comptes, les contenus et les données.
• Envoyer une communication commerciale : consentement lorsqu’il est requis ; pour les clients, exception légale pour des services analogues avec possibilité d’opposition simple. Les messages nécessaires à votre formation ne sont pas des newsletters.
• Activer les traceurs non indispensables : consentement préalable, sauf exemption légale applicable.

4. Votre formation, vos résultats et les destinataires

Les données d’un stagiaire servent à organiser son parcours, lui donner accès aux ressources autorisées, accompagner sa progression, réaliser les évaluations et délivrer les justificatifs prévus. Les résultats et traces d’activité ne sont pas rendus publics par défaut.

Les destinataires sont limités aux personnes qui en ont besoin : responsable NBForm, formateurs habilités pour votre session, prestataires techniques, comptables et, lorsque votre dossier le nécessite, employeur, OPCO, Caisse des Dépôts/Mon Compte Formation, France Travail, organisme certificateur ou autorité de contrôle. Les informations transmises à un financeur portent sur ce qui est nécessaire au financement et à la justification de la prestation.

Les outils présents dans l’environnement NBForm comprennent WordPress, WooCommerce, LearnPress, NBForm Tracker, Fluent Forms et FluentCRM. Ces extensions fonctionnent sur le site ; leur présence ne signifie pas à elle seule que leurs éditeurs reçoivent vos données.

L’hébergement est assuré par IONOS. Selon la prestation, Stripe et Klarna interviennent pour le paiement et Zoom pour la visioconférence. Isograd/TOSA intervient lorsqu’une évaluation ou certification TOSA est incluse. Ces acteurs peuvent agir comme sous-traitants ou comme responsables distincts pour leurs propres obligations. Leurs notices précisent leurs traitements propres.

Zoom et suivi des rendez-vous. La récupération automatique des résumés IA Zoom est activée dans NBForm Tracker. Lorsqu’un résumé est disponible, l’intégration peut en récupérer une copie pour le suivi pédagogique. Un résumé IA n’est pas, à lui seul, la preuve qu’une vidéo ou un enregistrement audio est conservé. Les réglages du compte Zoom concernant les enregistrements, les transcriptions, le partage, les durées et les régions de traitement restent à vérifier pour compléter les informations de cette politique. Consultez les informations Zoom sur les résumés IA.

FluentCRM et correspondance. Les réglages actuels ajoutent automatiquement les nouveaux comptes WordPress à la liste « Stagiaires » de FluentCRM et synchronisent les données de profil correspondantes. La double confirmation par e-mail n’est pas activée pour cet ajout. Cette inscription technique ne constitue pas, à elle seule, une preuve de consentement à la prospection. Les échanges nécessaires à une formation doivent être distingués des communications commerciales. Aucune campagne enregistrée ni automatisation active n’a été trouvée dans FluentCRM lors du contrôle du 20 octobre 2026 ; ce constat ne couvre pas les e-mails envoyés par d’autres outils.

Le suivi des ouvertures et des clics des e-mails est activé dans FluentCRM. L’option d’anonymisation des adresses IP dans ses journaux d’activité est désactivée. Le service externe Gravatar et son image de remplacement sont également activés pour l’affichage des photos de contact ; ces options sont distinctes du stockage local des fiches CRM. Leur traitement et l’information des personnes doivent être pris en compte pour compléter cette politique.

Copies dans NBForm Tracker. L’historique de l’intégration fait état de copies de formulaires Fluent Forms et de traces d’e-mails FluentCRM, avec les dates, ouvertures et clics disponibles. Effacer un élément dans son outil d’origine ne garantit pas l’effacement de sa copie dans le tracker. De même, la suppression d’un compte WordPress ne déclenche pas automatiquement celle de son contact FluentCRM avec les réglages actuels.

5. Chatbot Nico-tomatic : traitement des échanges avec Mistral

Cél’IA est un assistant conversationnel utilisant Mistral AI pour générer ses réponses. Le fournisseur Mistral et le mode « cloud contrôlé » sont sélectionnés dans les réglages NBForm. Les questions et les éléments de contexte nécessaires à la réponse sont traités par le service. Ce mode n’est pas un hébergement local de l’IA. Évitez d’y saisir un nom de tiers, mot de passe, donnée bancaire, donnée de santé ou information professionnelle confidentielle.

La journalisation technique minimisée de Cél’IA est désactivée dans ses réglages. Cette option ne permet pas de conclure que toute question, statistique ou demande de contact est anonyme ou automatiquement effacée. La nature exacte des données conservées, leur durée et l’efficacité de leur anonymisation restent à vérifier techniquement. Cette politique ne garantit donc ni l’absence d’historique identifiable ni une anonymisation irréversible du contenu libre.

La conservation chez Mistral est distincte de celle sur NBForm. Le contrat du compte utilisé, la durée applicable aux requêtes, l’éventuelle activation du « zéro rétention », les règles d’utilisation pour l’entraînement et les régions de traitement n’ont pas été confirmés depuis WordPress. Le zéro rétention et l’exclusion de l’entraînement sont deux contrôles différents. Aucune absence de conservation, de réutilisation pour l’entraînement ou de transfert hors Espace économique européen n’est garantie dans cette politique. Les conditions applicables au compte doivent être rapprochées de l’accord de traitement Mistral et de la documentation sur le zéro rétention.

Si vous demandez volontairement un rappel ou une réponse par e-mail, les coordonnées saisies et la question transmise servent à traiter cette demande. Ce dossier contient des données personnelles et doit être distingué des statistiques d’utilisation du chatbot. Une demande de rappel ne vaut pas consentement à une newsletter.

L’assistant ne prend pas de décision produisant à elle seule un effet juridique ou un effet significatif comparable sur votre inscription, votre financement ou votre certification. Les quiz et indicateurs de progression servent au suivi pédagogique ; une difficulté ou un résultat peut être examiné avec le formateur.

6. Besoins d’aménagement et données sensibles

Pour demander un aménagement, contactez directement NBForm à contact@nbform.fr. Décrivez de préférence le besoin fonctionnel : rythme, support, outil ou modalité à adapter. Ne transmettez pas spontanément de dossier médical dans un formulaire général ou dans le chatbot.

Si une donnée de santé est indispensable à l’étude de l’aménagement, NBForm précise préalablement la finalité, les personnes habilitées, la durée nécessaire et le fondement autorisant ce traitement, notamment votre consentement explicite lorsqu’il est retenu. Seules les informations strictement nécessaires sont collectées ; elles ne sont pas transmises à l’employeur ou aux autres stagiaires pour ce seul motif.

7. Combien de temps conservons-nous les données ?

La durée d’accès à un parcours ne se confond pas avec celle de conservation du compte, des commandes ou du dossier de formation. Une obligation de conservation peut concerner certaines pièces sans justifier de conserver toutes les données du stagiaire. Les constats ci-dessous portent sur les réglages consultés le 20 octobre 2026 ; ils ne constituent pas une vérification de toutes les bases, archives ou sauvegardes.

Réglages effectivement constatés

• WooCommerce : les champs de conservation des comptes inactifs et des commandes en attente, échouées, annulées, remboursées ou terminées sont vides. Ces réglages ne définissent donc pas d’échéance de suppression automatique ; ils correspondent à une conservation sans limite configurée dans cet écran. Cela ne constitue pas une autorisation de conservation illimitée au regard du RGPD.
• Fluent Forms : sur les formulaires « Pour mieux connaître le stagiaire » et « Évaluation à chaud », la suppression des données après envoi et la purge automatique des anciennes entrées sont désactivées. Le contrôle n’a pas porté sur chaque formulaire du site.
• FluentCRM : un outil de nettoyage manuel des journaux est disponible, mais aucune purge automatique à échéance ni procédure manuelle exécutée n’a été confirmée par ce contrôle. La suppression d’un utilisateur WordPress n’efface pas automatiquement sa fiche CRM.
• NBForm Tracker : des copies de formulaires et de traces d’e-mails existent selon l’historique d’import. Aucune durée de suppression de ces copies, des résumés Zoom ou des dossiers stagiaires n’a été confirmée dans les écrans examinés.
• Cél’IA, demandes de rappel et Mistral : aucune durée globale ni anonymisation irréversible n’a été établie par le contrôle des réglages. La désactivation des logs techniques Cél’IA ne suffit pas à prouver l’effacement des autres données.
• Zoom : la récupération des résumés IA est activée ; les durées côté Zoom et celles des copies NBForm restent à confirmer. Les sauvegardes, journaux serveur et autres archives n’ont pas été vérifiés.

Repères de conservation à distinguer des réglages techniques

Ces repères servent à établir la procédure de conservation ; ils ne signifient pas qu’une suppression ou un archivage automatique est déjà en place. Les durées retenues, leurs points de départ et leur application effective doivent être documentés pour compléter cette politique.

• Prospection : la CNIL retient comme repère trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect ; une simple ouverture d’e-mail ne renouvelle pas ce délai. Ce repère ne doit pas être confondu avec une durée actuellement automatisée dans FluentCRM.
• Factures et pièces comptables : les obligations de conservation applicables peuvent imposer dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Une purge de données commerciales ne doit pas effacer les pièces encore légalement nécessaires.
• Contrats et preuve commerciale : un délai de cinq ans constitue un repère courant, mais certains contrats, notamment électroniques conclus avec un consommateur, peuvent relever d’obligations différentes. Il ne s’agit pas d’une durée unique pour toutes les données.
• Justificatifs de formation et de financement : les durées dépendent des pièces, des obligations de contrôle, du financeur et du contrat. Elles restent à préciser pour les dossiers NBForm, sans les étendre par défaut à l’ensemble du compte ou aux conversations.

Les principes CNIL sur la conservation et les délais de conservation des documents professionnels permettent de cadrer cette procédure. Vous pouvez demander à NBForm l’examen d’une demande d’effacement à contact@nbform.fr ; les obligations légales et de contrôle applicables doivent être prises en compte.

8. Cookies, audience et contenus externes

Des cookies nécessaires permettent notamment l’authentification, le panier, la sécurité et la mémorisation de vos choix. Les traceurs facultatifs de statistiques, de marketing ou de contenus externes sont soumis au consentement lorsqu’il est requis. Le refus de ces traceurs ne doit pas empêcher l’accès aux fonctions essentielles du site.

Le gestionnaire de consentement Complianz permet d’accepter, refuser ou ajuster les catégories proposées. Vous pouvez revenir sur votre choix au moyen de « Gérer le consentement » ou « Voir les préférences » sur le site. La politique de cookies décrit les services, les traceurs et leurs durées.

Une vidéo intégrée, un contenu de réseau social ou un outil de mesure d’audience peut entraîner un échange avec un tiers lors de son activation. La liste détaillée dépend des services actifs et des choix de consentement. Le blocage des cookies nécessaires dans le navigateur peut empêcher une connexion ou un paiement.

9. Prestataires et transferts hors Espace économique européen

La nationalité d’un prestataire ne garantit pas à elle seule que tous ses traitements restent dans l’Espace économique européen. Certains services de paiement, visioconférence, mesure d’audience ou intelligence artificielle peuvent impliquer des destinataires situés ailleurs.

Tout transfert doit reposer sur un mécanisme valable au titre du RGPD : décision d’adéquation applicable au destinataire ou garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire. Vous pouvez demander à NBForm les destinations et garanties effectivement retenues pour votre dossier et une copie des garanties accessibles, sous réserve des secrets et droits de tiers.

Les régions de traitement et les garanties effectivement applicables aux comptes Mistral et Zoom n’ont pas été confirmées par le contrôle WordPress. La configuration d’un fournisseur français ou la présence d’un accord de traitement ne suffit pas à attester que tout reste en France ou dans l’Espace économique européen. La liste des destinations et les mécanismes applicables doivent être vérifiés dans les comptes et contrats concernés pour compléter cette politique.

10. Vos droits et comment les exercer

• Accès et rectification : connaître les données vous concernant et corriger celles qui sont inexactes.
• Effacement et limitation : demander la suppression ou la limitation lorsque les conditions légales sont réunies.
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation ; pour la prospection commerciale, vous pouvez vous opposer à tout moment sans justification.
• Portabilité : recevoir les données que vous avez fournies lorsque le traitement automatisé repose sur le consentement ou le contrat et que les conditions légales sont réunies.
• Retrait du consentement : retirer votre accord à tout moment pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.
• Directives après décès : définir les instructions prévues par le droit français concernant vos données.

Écrivez à contact@nbform.fr en précisant votre demande et les éléments permettant de retrouver votre dossier. Une pièce d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et de manière proportionnée. Ne transmettez pas spontanément une copie complète si elle n’est pas nécessaire.

NBForm répond en principe dans un délai d’un mois. Si la complexité ou le nombre des demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois ; vous en êtes informé dans le premier mois. Certains documents doivent rester archivés malgré une demande d’effacement, notamment pour la comptabilité ou une obligation de contrôle.

Vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), notamment si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés. Il n’est pas nécessaire d’obtenir l’autorisation de NBForm.

11. Sécurité et protection de vos accès

NBForm limite les accès aux personnes habilitées et utilise des mesures adaptées à la nature des données : contrôle des comptes, connexions sécurisées, mises à jour et mesures de sauvegarde selon l’environnement. Aucune transmission ou conservation informatique ne peut être présentée comme sans risque.

Choisissez un mot de passe unique, ne partagez pas vos identifiants et signalez rapidement une utilisation suspecte. En cas de violation de données, NBForm évalue les conséquences, prend les mesures nécessaires et effectue les notifications prévues par le RGPD lorsqu’elles sont requises.

12. Documents associés et mise à jour

Cette politique complète les conditions générales d’utilisation et de vente, le livret d’accueil et règlement intérieur et la politique de cookies. Les mentions courtes des formulaires précisent les informations propres à chaque collecte.

Une évolution des services ou des traitements peut conduire à une mise à jour. La date de version figure en tête de page. Une information adaptée est fournie lorsqu’un changement important affecte l’utilisation de vos données.

Questions fréquentes